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En français

It has been posted here previously that we are embarking on a quest to migrate the email services of the East Kingdom from our existing system to Google for Non-Profits. We felt it would be appropriate to give a public update to the status of that quest.

As of yesterday evening, we have fully migrated our first branch, Nordenfjord, off of the old server.

Last Friday Master Mael Eoin sent out requests for information to all of the branch Senechals in the Kingdom. When we receive those back we will then be able to start creating accounts in preparation for migrating. This will give our Officers the opportunity to get set up reading their new email account prior to the actual cutover of their branch. Holders of multiple offices will only receive one account, with multiple office email addresses all delivering to it.

There are three emails that will get sent to our users at both their current officer addresses and their personal addresses. The first welcome letter has instructions for setting your password and checking your email. The second will inform you as to the scheduling of your branch’s migration. The third is to let you know that your migration is completed.

If you have any questions about the project or the process, please feel free to ask here, or to send email to gfnp@eastkingdom.org.

In service,
Joel Messerer
East Kingdom Deputy Webminister for Services

En français

Salutations à la population du Royaume de l’Est de la part de l’Office des Webmestres !

Il y a eu, au cours des 9 derniers mois, plusieurs références faites à “Google for non-profits” (Google pour les organismes a but non-lucratif) dans une variété d’endroits. Si vous ne les avez pas vues, ce n’est pas grave, mais si vous en avez aperçu, elles étaient très vagues. Il est temps d’être clairs.

En mars dernier, nous avons commencé une relation d’affaires avec Google for Non-profits (ci-après mentionné comme GfNP), le service gratuit que Google fourni aux organisations classées 501(c)(3). Les services de GfNP incluent presque tous les services que Google fourni, comme Gmail, Calendrier Google, Formulaires Google, etc. Depuis ce temps, nous avons lentement et méticuleusement planifié comment nous pourrions gérer le déménagement de plus de 700 comptes courriel, répartis sur environ 70 chapitres locaux, en plus du Royaume lui-même, afin de minimiser les désagréments. Nous avons tous passé au travers de la dernière migration des serveurs du Royaume de l’Est, et nous ne souhaitons pas répéter cette expérience.

À ce jour, il n’existe pas de plans pour remplacer le calendrier des événements du Royaume de l’Est avec le calendrier Google, ou de bouger les sites web sur la gestion des sites web Google.
Le calendrier Google peut certainement être exploité par les Officiers ou les chapitres locaux afin d’offrir des services de calendrier eux-mêmes. Utiliser les sites Google serait beaucoup plus difficile et à ce moment-ci n’est pas une option.

Il y a, cependant, des plans afin d’utiliser Google Drive, Google Docs, Google Forms, Google Sheets, etc. Mais ceci concerne une phase 2. La phase 1 concerne seulement les courriels.

Nous avons travaillé fort à planifier et à faire tout en notre possible afin de rendre le système sur lequel nous déménageons aussi facile a utiliser que possible. Nous commençons seulement à tester la procédure avec des comptes utilisateurs réels au sein des Webmestres, et bientôt nous enverrons des requêtes à tous les chapitres locaux et les offices du Royaume afin de fournir les informations des personnes nécessitant un compte.

Ceci est où le premier gros changement entre en jeu: nous allons créer des comptes pour des individus, et non pour des offices. Donc, une personne  ayant 4 offices différents aura seulement un compte courriel à vérifier. Lorsque cette personne voudra envoyer un courriel, elle devra choisir de quel office elle enverra sa correspondance, mais répondre à un courriel choisira automatiquement une adresse pour eux. Donc, nous avons besoin de savoir qui vous êtes, alors que dans le passé nous avions besoin de savoir quel office vous teniez.

L’autre gros changement est que Google a les ressources afin d’efficacement filtrer les pourriels, alors que nous ne pouvons tout simplement pas.

Donc, dans un avenir rapproché, tous les sénéchaux de chapitres locaux devraient recevoir une requête pour de l’information sur vos officiers, comme tous les officiers du royaume. En novembre, nous planifions migrer les premiers chapitres, en commençant avec de petits groupes avec des Webmestres très techniques, pour que nous soyons en mesure d’éliminer les problèmes techniques du processus de migration avant que nous passions au reste du Royaume. Avec un peu de chance, nous n’aurons pas besoin de plus de deux groupes test pour paufiner le processus. C’est aussi l’étape où nous rédigerons les instructions pour tout le monde. Ne vous inquiétez pas, nous avons un expert technique sur notre équipe qui s’assurera que nous écrivions de l’anglais au lieu d’un charabia technique, comme nous comprenons que la majorité du Royaume ne sont pas familiers avec notre jargon.

Une fois que nous saurons que les choses fonctionneront rondement, nous commencerons à augmenter la cadence à chaque semaine. Le Royaume lui-même, pour de multiples raisons, devra être traité en dernier. Nous sommes prêts à nous engager à finir cette migration pendant le règne de Leurs Majestés Ivan et Matilde, mais nous allons procéder aussi vite que nous pouvons raisonnablement le faire une fois que nous aurons commencé. Bien que nous soyons anxieux de terminer cette tâche, nous souhaitons encore plus l’accomplir *correctement* avant tout.

En Service,
Joel Messerer (connu précédemment comme “of Vestfell”)
Député Webmestre des Services du Royaume de l’Est

Traduction par Behi Kirsa Oyutai