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On May 25th, an open letter was sent from Society Exchequer Baroness Katherine Angelique d’Artois de Berry to all Exchequers and Seneschals, discussing the findings from an external audit of the SCA, Inc. which was conducted last year.

You can access the complete letter as a .pdf document by clicking here.

The text of the letter is as follows:

May 25, 2015

Greetings to the Exchequers and Seneschals of the Known World!

During the past year, our organization was subject to an external audit. This audit included an evaluation of our processes, covering our record keeping from the Corporate office to the smallest branch. We have now received the finding from the audit, and the recommended changes that will need to take place in order to be in compliance.

The SCA, and all its subsidiaries are considered a large organization, and although we are a volunteer organization, we must still meet modern day accounting requirements. Some outlined changes have already been put into place, and the time has come to communicate the other required changes so that your group can be in compliance. A failure to implement the changes places all groups at risk, for we are all tied together under the SCA umbrella.

There is already an updated Society Financial Policy in place, approved at the April 2015 Board meeting. The changes in the policy that will affect all groups are listed below:

1. If you are writing a check for yourself or another related person for either a cash advance or reimbursement, it must be signed by unrelated parties.

2. If your kingdom does not already require this, bank accounts (all branches) must be reconciled monthly. The bank reconciliation/bank statements must be signed by the Seneschal (the reviewer) and the Exchequer (the preparer), and the signed copy must be sent their superiors. Quarterly reconciliations are no longer allowed and signatures are a must.

3. NMS must be submitted to your Kingdom Exchequer within 10 days of the close of the event. Your Kingdom Exchequers will be sending in their NMS reports and checks on monthly basis.

4. Failure to submit your NMS in a timely manner can cause your group to be place in suspension. NMS is considered financial reporting, and will be subject to the same criteria for reporting standards.

5. As a reminder, all signers on the bank accounts must maintain a current membership while a signatory on any bank account. Please make sure to provide membership information (membership number and expiration date) on your quarterly reports to the Kingdom/Society Exchequer.

There will be a few more changes that will be introduced at year-end. I have held off on them at this time in order for all groups to work towards achieving compliance by the deadline of July 1, 2015, the end of the 2nd Quarter.

Thank you for all your hard work and service,

Kathy Palmer
Baroness Katherine Angelique d’Artois de Berry, OP, OL
Society Exchequer
exchequer@sca.org

En français

Traduit par Baron Godfroy de Falaise

Kathy Palmer
Échiquière de la SCA
25 mai 2015

Salutations aux Échiquiers et Sénéchaux du Monde Connu.
Durant la dernière année, notre organisation a fait l’objet d’un audit. Cette expertise incluait une évaluation de nos processus ainsi que la tenue de livres de la Corporation jusqu’au groupes locaux. Les résultats de l’audit nous sont maintenant connus et certains changements devront être mis en place pour que nous soyons conformes.

La SCA et toutes ses filiales sont considérées comme une seule grande organisation et bien que nous soyons une organisation bénévole, nous devons, tout de même, rencontrer des exigences comptables modernes. Quelques changements ont déjà été mis en place et il est maintenant temps de vous communiquer les autres changements pour que votre groupe soit conforme. Le non-respect de ces nouvelles normes placerait l’ensemble des groupes à risque puisque nous sommes tous lié sous la SCA.

Une mise à jour de la ‘’Society Financial Policy’’ approuvée en avril 2015 est déjà disponible. Les changements qui affecteront tous les groupes sont les suivants.

1. Si vous vous adressez un chèque, pour un remboursement ou une avance de fonds, il doit être signé par une tierce personne.

2. Si votre Royaume de le demande pas, les comptes bancaires de tout groupe devront faire l’objet d’une conciliation mensuellement. La conciliation bancaire et les relevés bancaires devront être signés par le Sénéchal (examinateur) et l’échiquer (l’auteur) et devront être envoyés à leurs supérieurs. Les conciliations trimestrielles ne sont plus permises et les signatures sont obligatoires.

3. La NMS doit être soumise à l’échiquier du Royaume dans les 10 jours suivant la fin de l’événement. L’Échiquier du Royaume fera parvenir les rapports de NMS et les chèques sur une base mensuelle.

4. L’omission de la soumission de la NMS dans les délais requis pourrait causer la suspension de votre groupe. La gestion de la NMS est considérée comme un rapport financier et est donc soumise aux mêmes critères que ceux-ci.

5. Nous rappelons que les signataires des comptes bancaires doivent maintenir leur membership tant et aussi longtemps qu’ils sont signataires. Les échiquiers doivent donc fournir les informations de membership de tous les signataires lors de leurs rapports trimestriels.

D’autres changements seront introduits vers la fin de l’année. J’attends avant de les mettre en place afin que tous les groupes puissent atteindre la conformité pour le 1 juillet 2015, soit la fin du 2e trimestre.

Merci à vous tous pour votre dur labeur et votre service.

Kathy Palmer
Baronne Katherine Angelique d’Artois de Berry, OP, OL
Échiquière de la SCA
exchequer@sca.org
813-334-7201